Prendre un message téléphonique efficace

Prendre un message téléphonique efficace

Prendre un message téléphonique efficace

Si la secrétaire est en congé et qu’il apparaît que vous seriez la personne la plus qualifiée pour prendre les messages téléphoniques en son absence, sachez que cela n’est pas une tâche si compliquée, mais il ne faudrait pas sous-estimer certains points :

Un message efficace est un message clair et concis : bien structurée, la note concernant l’appel manqué de votre collègue lui permettra de gagner du temps, car il n’aura pas à déchiffrer votre message et saura exactement ce qui lui est demandé.

Un courriel plutôt qu’une note papier : à l’ère de l’informatique, il serait préférable d’opter pour un courriel plutôt qu’un post it sur l’écran. En plus de garder trace de votre envoi, il serait possible que votre collègue ait accès à ses courriels à distance et qu’il réponde à son correspondant avant même d’être revenu au travail.

Des détails qui ne trompent pas : le message téléphonique idéal devrait contenir les éléments de base, à savoir l’identité de l’appelant, ses coordonnées pour le rejoindre facilement et le but de son message. Se limiter aux deux premiers points ne permet pas à l’appelé de préparer sa réponse ce qui lui permettrait de gagner un temps précieux. Si le message téléphonique est envoyé par courriel, votre collègue aura la date et l’heure de l’appel, mais si le message est en version papier, inscrire la date et l’heure peut être un élément important surtout pour des sociétés où il y a des délais à respecter.

Une erreur dans le message peut être problématique : que ce soit une erreur dans le nom ou une erreur dans le numéro ou le sujet de l’appel, cela manque de professionnalisme et peut irriter autant votre collègue que la personne rappelée.

Lire à voix haute le message à l’appelant : cela peut paraître anodin, mais le fait de relire le message à la personne qui appelle lui permettrait de réaliser si les éléments qu’elle vous a laissés sont consistants. Parfois, la relecture du message induit un changement dans une tournure de phrase ou un ajout d’autres éléments pour être plus compréhensible.

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